Se lo que digo

La dispersión y sobre todo, la duplicidad de la información, provoca procesos de información ralentizados y con errores. Para tener seguridad en lo que digo y una comunicación eficaz, tengo que tener fácil acceso a una información confiable.

El mantener al día y accesible la información se hace muy difícil, el que mantiene el documento no es consciente de quién usa, en su totalidad o en parte, la información que contiene, esto hace imposible el notificar a todos los interesados un cambio o actualización. Produciendo inconsistencia en el flujo de la información y la perdida en la efectividad de la misma.

Hay que generar una arquitectura y protocolo de gestión de la información con el objetivo de minimizar al máximo esas situaciones, facilitar y agilizar el acceso a la misma. Un sistema que aúne usabilidad y solidez para mantener la integridad de la información.

Lo primero es tener claro las dos entidades que vamos a manejar, la diferencia entre un dato (elemento básico, contrastable y que se mantiene en el tiempo) y una interpretación, opinión o descripción (conjuntos de datos y valoraciones personales, formando una frase o texto).

Cualquiera de las entidades de la información deben tener una gestión de uso, fundamentalmente los datos, ya que su variación afecta a sí mismo y a las entidades que lo referencia. Los protocolos que mantienen la consistencia, comunican los cambios a todos los que hayan usado ese dato, permitiendo el acceso y rectificación de la cita que de los mismos se realice.

Estas dos premisas, facilidad de acceso y consistencia de la información, hay que tenerlas en cuenta a la hora de poner en marcha cualquier sistema de arquitectura de la información tanto uno pequeño, como un sistema completo de gestión documental. Si somos conscientes y precisos con estas premisas facilitamos en gran medida las tareas de presentación de la misma.

En el protocolo de mantenimiento de la integridad de los datos identificamos al usuario que ha utilizado el dato, guardando que dato, quien y para que lo ha utilizado, de esta manera, se podrá notificar a los usuarios interesados los cambios que se realicen.

Un redactor genera contenidos dentro de la estructura de la información para que otros los consulten o usen para generar nuevos contenidos, en este caso la relación entre dato y elemento en que se usa se queda guardada en la propia herramienta mediante una relación automática. De todas formas conviene ofrecer la posibilidad de rellenar un comentario para identificar donde ha sido usado el dato.

Para la generación de un elemento de comunicación que quedará fuera de la estructura de la información, es imprescindible que el usuario rellene el comentario que identifica el uso que se le ha dado, ya que es la única manera de conocer el contenido en el que se citó el dato que ha variado.

Es muy importante tener en cuenta dentro del planteamiento de la arquitectura de la información la consistencia de la misma y aunque en principio se amplíe la tarea, va a dotar al sistema de una de las herramientas más útiles. No hay que olvidar que la eficacia del sistema no depende solo de la disponibilidad del protocolo, también se deben mantener la cotidianidad por parte de los usuarios del proceso de identificación del uso de los datos.

En el proceso de trasformación digital en que deberías estar implicado, una tarea inicial es la definición de la arquitectura de la información, de manera que asegure la consistencia de la misma, una única fuente de la verdad (SSOT Single Source of Truth).