Lo que digo no es como lo digo

A menudo, confundimos la información su presentación, la información tiene que trascender esa situación para ser un elemento dúctil y reutilizable en nuevas comunicaciones. Una premisa básica en la comunicación eficaz es la separación de los datos y de su presentación, es un concepto que debe de estar asumido por todo el equipo de proyecto, de manera que consigamos preservar la integridad de los mismos y facilitemos la gestión de los medios de divulgación.

Tanto los datos puros como los textos que los incluyan, las imágenes y elementos multimedia que los apoyen, son elementos que una vez estructurados se pueden compartir entre varios soportes de comunicación, haciéndolo de manera independiente aprovechando las herramientas y útiles que nos ofrezca el medio para vestir y potenciar la información a la vez que preservamos su integridad y facilidad de gestión.

Para el manejo y consulta de los datos se utilizan soportes intermedios que tienen una estructura útil para el proceso de creación de los soportes comunicativos. Hay varios modelos, pero el más utilizado es el formato XML (Extensible Markup Language), se trata de archivos contenedores de datos que tienen la característica muy importante de usar un lenguaje de marcas, que permite estructurar la información de manera que múltiples sistemas o dispositivos puedan entenderla.

Basándose en el estándar XML se han generado códigos de comunicación para grupos comerciales, interconectando procesos de pedido y facturación, también se utiliza como repositorio para las preferencias de usuario de muchos de los programas informáticos. Es un formato de fácil manejo, extensible y lo reconocen la mayoría de lenguajes de programación y los programas de generación de soportes (material impreso, vídeo…), más información sobre el formato en el artículo de Wikipedia.

El primer paso es definir que información se necesita y en que estructura la queremos, con esas características se generan los xml necesarios para consultar los datos a mostrar, la fase de generación de los archivos intermedios que vinculan el almacén de datos y la comunicación de los mismos que se hace por alguno de los medios.

El siguiente paso ya se realiza en el soporte que se vaya a utilizar, comenzamos con dos de los soportes más usuales, la web y la información impresa. Son soportes que se generan a partir de procesos muy diferentes pero que permiten totalmente nutrirse de archivos en formato xml.

Los archivos que generan la web formatean y presentan en pantalla los datos que reciben de los archivos xml, hay innumerables ejemplos de webs, blogs, tiendas online etc. que se nutren de bases de datos y presentan la información que reciben a partir de plantillas de presentación.

Se trata de formatos dúctiles y adaptables, a los diferentes dispositivos en los que se pueden visualizar y también a los diferentes tipos de contenidos que van a recibir. Cuando se plantea el diseño del interfaz de presentación se han de tener en cuenta los múltiples tipos de contenidos que se pueden recibir, con sus variaciones cuantitativas y cualitativas.

Se trata de un proceso de trabajo muy abstracto que asume la inconsistencia de su entidad lo que implica prever la mayor cantidad de variaciones posibles. Se tienen que generar estructuras lo suficientemente maleables que puedan mostrar de manera eficiente una información y aprovechar los atributos que pueden contener los documentos xml para clasificarla o identificarla.

La información que se va a imprimir tiene definido totalmente el soporte o dispositivo en el que se va a mostrar, su relación con los documentos intermedios de trasmisión de información es mucho más estricta, no precisa de planteamientos tan maleables, si no todo lo contrario se trata de soportes mucho más estructurados, el proceso es similar, se genera una plantilla sobre la que se volcarán los datos que se reciben en los archivos xml.

La posibilidad de este modo de trabajo se ha ido abriendo conforme las herramientas de generación de los contenidos han implementado pasarelas de comunicación y automatización de procesos que permiten la sincronización de los contenidos recibidos y los espacios destinados a ellos en las plantillas.

A diferencia de la web el soporte para la impresión requiere un proceso manual de ajuste y revisión para la buena adaptación del contenido al contenedor, aún así se facilita la inclusión y el mantenimiento de cambios de la información ya que se pueden hacer subsiguientes revisiones o actualizaciones, inyectando de nuevo los contenidos.

Esto sirve tanto para la sincronización de textos como de imágenes, y es especialmente útil cuando se trabaja con elementos que cambian por idioma, no solo los textos, también esquemas, tablas e imágenes que cambian por idioma o datos que cambian por edición o zona de influencia.

Aunque será necesario terminar el proceso a mano ajustando y revisando el resultado, los tiempos de proceso se reducen, los errores se eliminan y se mantiene la separación de información y presentación.

Mantener separados datos y representación, aprovechando las posibilidades de automatización y vinculación de los generadores de contenidos para los diferentes soportes de comunicación, unidos a una buena arquitectura de la información, nos llevarán a realizar una comunicación eficaz, consistente y veraz que nos apoyará en la relación con nuestros interlocutores.